Institutskoordinator*in

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An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

49 Fakultät für Sozialwissenschaften

Besetzung ab:01.12.2026 | Stundenausmaß:40,00 | Einstufung KV:§54 VwGr. IIIb

Befristung bis:

Stellen ID:6259

Sie verfügen über sehr gute organisatorische Fähigkeiten, arbeiten gerne selbständig und eigeninitiativ und behalten stets den Überblick? Dann gibt es eine passende Stelle für Sie in einem motivierten Team am Institut für Publizistik- und Kommunikationswissenschaft

Ihr persönlicher Wirkungsraum

Das Institut für Publizistik- und Kommunikationswissenschaft , eine Subeinheit der Fakultät für Sozialwissenschaften der Universität Wien, zählt zu den größten und forschungsstärksten kommunikationswissenschaftlichen Instituten weltweit. Hier gelangt eine Stelle als Institutskoordinator*in zur Ausschreibung. Als Institutskoordinator*in befassen Sie sich mit dem gesamten operativen Bereich am Institut für Publizistik- und Kommunikationswissenschaft und bilden die Schnittstelle zwischen allgemeinem und wissenschaftlichem Personal, zur Institutsleitung, dem Dekanat der Fakultät für Sozialwissenschaften sowie den Dienstleistungseinrichtungen der Universität Wien.

Das machen Sie konkret

Schwerpunkt Personal und Raumkoordination

• Sie koordinieren alle Personalagenden und unterstützen die Institutsleitung bei einer vorausschauenden Personalplanung.
• Sie sind in Absprache mit der Institutsleitung maßgeblich für die Raumplanung an den Institutsstandorten verantwortlich.
• Sie organisieren und begleiten den Auswahlprozess sowie in weiterer Folge den Recruiting- und Onboardingprozess bei der Einstellung neuer Mitarbeiter*innen in Absprache mit der Institutsleitung bzw. den jeweils zuständigen Professuren.
• Sie koordinieren die Arbeit des allgemeinen Personals am Institut und übernehmen die fachliche Anleitung (u.a. Personaleinsatz, Auslastung, Vertretungsregelungen), die Einschulung neuer Kolleg*innen sowie Planung von Schulungs- bzw. Personalentwicklungsmaßnahmen für das allgemeine Universitätspersonal.
• Sie übernehmen die Funktionen als Zeit- und Reisebeauftragte*r für das Institut.

Schwerpunkt Institutsorganisation

• Sie arbeiten laufend an der Optimierung der administrativen Geschäftsprozesse am Institut.
• Sie unterstützen die Institutsleitung bei der strategischen Planung/Ausrichtung des Instituts (Budget, Ressourcen, interne und externe Kommunikation sowie internationale Vernetzung) und sind für die Organisation der Erhebung der für die Entscheidungen der Leitung erforderlichen Informationen und des Berichtswesens zuständig.
• Sie unterstützen die Planung und das Controlling des Institutsbudgets, eruieren den Bedarf an und budgetieren Investitionsvorhaben für das Institut und koordinieren deren Umsetzung sowie die ordnungsgemäße Verwendung der Mittel.

Schwerpunkt wissenschaftliches Projektmanagement und Kommunikation

• Sie fungieren als zentrale Ansprechperson für die Drittmittelverwaltung auf der Ebene der Subeinheit und sind die Schnittstelle zum Drittmittelsupport der Fakultät sowie der DLE Forschungsservice und Nachwuchsförderung.
• Sie kümmern sich eigenverantwortlich darum, dass aktuelle Informationen zu Fördergebern, Drittmittelanträgen, (nationalen wie internationalen) Calls und Ausschreibungen systematisch für alle Mitarbeiter*innen des Instituts aufbereitet werden.
• Sie gewährleisten einen reibungslosen Ablauf der internen Kommunikation (Schnittstelle zum Dekanat und Dienstleistungseinrichtungen der Universität) und sind für die Organisation und Weiterentwicklung der Öffentlichkeitsarbeit des Instituts zuständig.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit

• Bachelor-Abschluss, alternativ kaufmännische Ausbildung mit relevanter Vorerfahrung und Zusatzausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management bzw. Koordinationstätigkeit wird erwartet, wobei Erfahrung im universitären Umfeld von Vorteil ist
• Hervorragende Deutsch- und Englisch-Kenntnisse werden vorausgesetzt, da die Arbeitssprachen des Instituts Deutsch und Englisch sind
• Profunde IT-Kenntnisse
• Exzellente MS Office-Kenntnisse
• Erfahrung im Umgang mit SAP und Content Management-Systemen (