Asistente Administrativo de Café

**ASISTENTE ADMINISTRATIVO DEL PROGRAMA**
**CAFE**

**1. ¿QUIÉNES SOMOS? - ANTECEDENTES**

Solidaridad es una organización internacional de la sociedad civil con más de 50 años de experiência y operaciones en más de 40 países en el desarrollo de cadenas de valor socialmente inclusivas, ambientalmente responsables y económicamente rentables en los sectores de la agricultura y la minería artesanal. Promueve asociaciones y soluciones innovadoras con gobiernos, organizaciones de productores, cooperativas y empresas nacionales e internacionales para ayudar a los agricultores y ganaderos a producir mejor. Su misión es garantizar la transición hacia una economía sostenible e inclusiva que maximice los beneficios para las personas y el planeta.

Actualmente, en Solidaridad Perú, nos encontramos en la búsqueda de un **“Asistente**
**Administrativo del Programa Café”**, si te interesa y cumples con el perfil te invitamos a participar de esta convocatoria.

**2. ¿DE QUÉ TRATA ESTA POSICIÓN? - FUNCIONES**

**Funciones Administrativas**:

- Asegurar que la comprensión y el cumplimiento adecuado de las políticas, normas y procedimientos de Solidaridad, sea seguido por todo el personal del programa.
- Llevar un archivo centralizado en shared drive de la documentación básica del programa (documento de proyecto, contratos con donantes, informes, reporte anual financiero, etc.).
- Participar en las reuniones (semanales) de coordinación y planificación de actividades con el equipo técnico.
- Asegurar el proceso adecuado para la adquisición de bienes y servicios para el programa, siguiendo el siguiente proceso:Recepcionar el requerimiento de contratación respectivo, verificando la información presupuestal y técnica.

Validar fondos disponibles con el área financiero.
Apoyar en el proceso de convocatoria en las diferentes plataformas laborales, con la información recibida en los términos de referencia.
Gestionar la redacción del contrato según TdR y propuesta/cotización.
Llenar de manera oportuna el archivo de control de contratos.
Apoyo en la vigilancia/seguimiento de entregables y comunicación oportuna a los equipos responsables de la contratación.
En caso sea necesario gestionar las adendas respectivas de acuerdo a la información brindada por los equipos responsables de la contratación, esta información incluye la justificación del motivo de la adenda.
En caso sea adquisición de bienes, se realizará cuadro comparativo de cotizaciones justificando la mejor propuesta a elegir..
Elaborar las certificados por los servicios de terceros a la culminación de su contrato.
- Gestionar las solicitudes de emisión de pasajes aéreos del programa:Solicitar la cotización con la agencia de viajes y comunicar al equipo interesado.

Solicitar la agenda / programa del viaje a realizar incluyendo la información presupuestal que asumirá dicho gasto.
Solicitar la emisión de los pasajes aéreos y revisión de los mismos asegurándose de la información contenida.
Llenar el cuadro de control de compra de pasajes aéreos.
Solicitar el pago correspondiente de la compra a tesorería, adjuntando la documentación respectiva.
- Verifica que los formatos de solicitud de viáticos y otros gastos, que envía el equipo del programa, cumplan con los lineamientos del Proceso de Solicitud de Viáticos y otros gastos:Asegurar que las solicitudes de viáticos estén almacenados en la carpeta Drive asignada y compartida con los usuarios y tesorería.

Verificar que la solicitud cumpla los lineamientos del donante e institucionales, según PGS 03 y en el FOS 11.
Realizar las correcciones que hayan sido identificadas, para que la solicitud proceda.
- Verifica que las rendiciones de gastos/viáticos del equipo del programa cumpla con lo establecido en el PGS 03:Asegurar que los datos presupuestados estén llenados correctamente.

Verificar que los datos de las facturas estén a nombre de Solidaridad.
Verificar que estén usando el formato de rendición actual
Verifica que los gastos correspondan a las partidas correspondientes del proyecto
- Manejo eficiente de caja chica operativa.
- Controlar y distribuir los útiles, suministros y activos menores de oficina.
- Velar por mantener el stock de materiales, artículos de alacena, de limpieza y útiles de oficina, para el cumplimiento de sus fines
- Encargada de la logística organizando conferencias, talleres, visitas (nacionales e internacionales), y otras actividades requeridas, pago de servicios de los eventos, alojamientos
- Llevar el control del activo fijo del programa, registro de préstamos de equipos, mantenimiento, bajas, inventario de los activos y reportarlo a la oficina central.
- Apoyo en la entrega de los insumos agrícolas previa coordinación con el equipo técnico, haciendo firmar las actas de transferencias correspondientes.
- Llevar el control (Kardex) actualizado de insumos agrícolas adquiridos por el programa y reportarlo oportunamente a la o