Asistente Administrativo

CONVOCATORIA

ASISTENTE ADMINISTRATIVO (PUNO)

Wildlife Conservation Society - WCS

**1. RESUMEN DE LA POSICIÓN:
La presente convocatoria es para una posición en planilla, de tiempo completo basada en **Puno. **El objetivo principal es coordinar la gestión administrativa y contable de las actividades del Paisaje Madidi Tambopata con exactitud, transparencia y la debida diligencia de conformidad con los procedimientos administrativos de WCS y la legislación local (contexto tributario, laboral y administrativo).

**2. RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:
**a) LOGISTICA**
- Organizar las actividades de logística en general de acuerdo a las normas internas de la institución (coordinando con proveedores de productos y servicios, procesos de adjudicación del proveedor, verificación de facturas en SUNAT) para garantizar el control la calidad del producto y/o servicio, ventaja competitiva y la reducción de costes.
- Atender oportunamente requerimientos para las diversas actividades del programa (pasajes aéreos, reserva de alojamiento, equipos, suministros, organización de talleres, reuniones y otros).
- Archivar los documentos asociados al área de logística (medios de verificación de eventos: lista de participantes, memorias u otros).

**b) ALMACEN - INVENTARIO.**
- Administrar adecuadamente los recursos de la institución (recursos financieros, materiales, equipos, mobiliario, vehículo, efectivo y otros), debiendo encargarse del control del almacén.
- Controlar el movimiento del almacén y equipos de acuerdo a las normas internas de la institución (altas, bajas, préstamos y devoluciones).
- Coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos.
- Proponer reposición del stock de insumos y suministros (de oficina y campo).
- Responsabilizarse del inventario físico de la institución en Puno, debiendo proponer bajas de los equipos y suministros por deterioro, obsolescencia y/o pérdida y documentar de acuerdo a las normas internas.
- Coordinar con la oficina Lima la necesidad de actualizar las pólizas de seguro a todo riesgo de los equipos.

**c) ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD.**
- Brindar apoyo a la gestión administrativa y contable de las actividades del Paisaje Madidi Tambopata con exactitud, transparencia y la debida diligencia de conformidad con los procedimientos de WCS, de donantes y con la ley local (en relación al contexto tributario, laboral y administrativo).
- Verificar que todos los gastos estén adecuadamente documentados, respetando los principios de contabilidad, las políticas de la institución y los procedimientos de los donantes. Asimismo, revisar y organizar los documentos contables para su envío a la oficina Lima (rendiciones de fondos, liquidaciones de gastos, reembolso de la caja chica, etc.).
- Verificar que todos los gastos se hayan codificado con precisión de acuerdo a los códigos internos para el control y seguimiento de presupuestos.
- Registrar los gastos en el software contable SIAC.
- Atender requerimientos de documentación a su cargo solicitada por auditores según corresponda.
- Asistir en la elaboración de liquidaciones de viáticos y rendición de fondos.
- Asistir en la elaboración y actualización de presupuestos del Paisaje Madidi Tambopata para contribuir con la correcta gestión.
- Gestionar la regularización de anticipos otorgados y cuentas pendientes por cobrar y por pagar.
- Velar por el orden, seguridad y privacidad de los documentos administrativos y contables del programa.
- Coordinar con la oficina Lima pagos a proveedores de bienes y servicios, anticipos de viajes y de fondos.
- En coordinación con la oficina de Lima apoyar en la elaboración y gestión de contratos por servicios no personales y proveedores.
- Conducir el buen funcionamiento de la oficina (seguridad, orden, limpieza, suministros y mantenimiento), pago del alquiler y servicios.

Llevar el archivo y control de correspondencias recibidas y remitidas. Así como, la recepción y reparto de correspondencia.
- Coordinar con el chofer del vehículo de la oficina de WCS en Puno, los ingresos y salidas de campo.
- Registrar los gastos en el software contable SIAC
- Asistir al equipo técnico en búsqueda y sistematización de información.
- Elaborar presupuestos.
- Escalar con su supervisor cualquier situación compleja, incidente o circunstancia que represente un riesgo para los activos/bienes y uso de recursos de la institución

**d) CAJA Y BANCOS**
- Llevar el control de movimientos de flujo de fondos respecto a la tarjeta de débito de TEBCA asignada, debiendo mantener suficiente flujo de fondos en la cuenta para garantizar el desarrollo de las actividades.
- Elaborar conciliaciones de la tarjeta de débito TEBCA cada vez que solicite reposición de fondos o incremento.
- Llevar la administración de la caja chica asignado a la oficina Puno.
- Solicitar fondos a la oficina Lima de manera oportuna para garantizar la continuidad del desarrollo de actividades administrativ