Asistente de Administración y Logística

hace 1 mes


Lima Metropolitana, Perú HIAS Inc A tiempo completo

Asistente de Administración y Logística - Lima

HIAS busca una Asistente Logístico Administrativo que brindará soporte en tareas administrativas y logísticas relacionadas con la operación diaria del proyecto, en coordinación con el Coordinador del Proyecto y el Oficial de Logística a nivel nacional. Su función principal será brindar apoyo logístico en terreno y actividades en campo requeridas por la oficina de Lima en el marco del proyecto financiado por PRM, asegurando una correcta ejecución de los procesos logísticos y cumplimiento de las políticas y procedimientos institucionales de HIAS y las normas del donante.

Responsabilidades:

- Atender los requerimientos de abastecimiento de bienes y servicios necesarios para el proyecto, asegurando el cumplimiento de las políticas de adquisiciones de HIAS, las regulaciones del donante y las leyes locales aplicables.
- Solicitar cotizaciones, elaborar cuadros comparativos y gestionar órdenes de compra con proveedores, en estrecha coordinación con el Coordinador/a y el Oficial de Logística Nacional.
- Documentar los procesos de adquisiciones y dar seguimiento desde la solicitud inicial hasta la autorización de pago y la entrega de los bienes y servicios. Asimismo, entregar de manera oportuna los expedientes al área de Finanzas para su autorización y pago.
- Apoyar en la organización e inventario de la oficina y de los materiales relacionados con el proyecto.
- Gestionar servicios de transporte, mensajería y courier con proveedores seleccionados.
- Elaborar y mantener actualizado el registro de proveedores.
- Gestionar el envío y recepción de correspondencia, sobres y paquetes, tanto de forma interna como externa, y entre las diversas sedes de HIAS a nivel nacional.
- Administrar la caja chica, verificando y registrando los documentos de soporte de los egresos realizados, y presentar rendiciones de manera oportuna y precisa.
- Gestionar la recepción, custodia y entrega de vales de alimentación (TPP/SODEXO), de acuerdo con los proyectos vigentes.
- Coordinar y gestionar el pago de servicios varios (agua, luz, telefonía, arbitrios, otros), garantizando el correcto funcionamiento de la oficina asignada.
- Coordinar los requerimientos de movilidad del proyecto, optimizando el uso de los vehículos institucionales o gestionando proveedores externos cuando sea necesario.
- Realizar trámites administrativos dentro de la región, según las necesidades de la oficina.
- Brindar apoyo logístico en actividades programáticas como reuniones, talleres y eventos, asegurando la provisión oportuna de los materiales necesarios.
- Ejecutar otras tareas asignadas por el Coordinador Territorial/ Responsable Local/Líder Territorial y el Oficial de Administración y Logística.

Requisitos:

- Experiencia mínima de 1 año en posiciones similares, preferentemente en ONGs u organismos de cooperación internacional.
- Manejo del programa MS Office (Excel, Word, PowerPoint).
- Conocimientos básicos en gestión de inventarios y control de almacenes.
- Experiencia en logística de eventos y gestión de proveedores.
- Disponibilidad para viajar a las áreas de intervención del proyecto.
- Conocimiento en normativas y procedimientos de adquisiciones en proyectos financiados por donantes internacionales.
- Conocimientos en el uso de sistemas ERP, preferiblemente Netsuite a nivel intermedio.

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