Finance & Office Manager:in (m/f/d)

Wir sind der Boutique-Partner für Big Potentials. Das sind wir, weil wir tief in Audiences, Culture, Creativity, Data und Tech verwurzelt sind und messbares Wachstum antreiben, quer über alle Touchpoints und Plattformen hinweg. In einer Welt, die sich ständig verändert – für alle. Du hast ein gutes Gespür für Zahlen, liebst strukturierte Prozesse und behältst auch dann den Überblick, wenn es rundherum einmal turbulent wird? Du arbeitest eigenverantwortlich, denkst mit und hast Freude daran, sowohl mit Zahlen als auch mit Menschen zu arbeiten? Als Finance & Office Manager:in übernimmst du eine zentrale Rolle in unserer Agentur. Dein Schwerpunkt liegt im Finance-Bereich, wo du unsere operativen Finanzprozesse eigenständig betreust, die Projektabrechnung koordinierst und als Schnittstelle zwischen Account Management und externer Buchhaltung fungierst. Von Ein
- und Ausgangsrechnungen über Abrechnungen bis hin zum Mahnwesen behältst du den Überblick und sorgst für reibungslose Abläufe. Gleichzeitig unterstützt du uns im Office Management und trägst dazu bei, dass unser Agenturalltag reibungslos funktioniert. Wenn du ein gutes Verständnis für Zahlen und kaufmännische Abläufe, Organisationstalent und eine Hands-on-Mentalität mitbringst und Lust hast, Verantwortung in einem kreativen Umfeld zu übernehmen, freuen wir uns auf deine Bewerbung Du verantwortest eigenständig unsere operativen Finance
- und Billing-Prozesse und koordinierst die Projektabrechnung in enger Zusammenarbeit mit unseren internen Teams. Du übernimmst die Kontrolle und Freigabekoordination von Angeboten sowie das Rechnungsmanagement, einschließlich der Prüfung von Ein
- und Ausgangsrechnungen. Du kümmerst dich um die laufende Finanzadministration, Überwachung offener Posten und das Mahnwesen und stellst eine korrekte Dokumentation sicher. Du bereitest Rechnungen, Belege und relevante Finanzunterlagen für unsere externe Buchhaltung auf und koordinierst die Abstimmung mit unserer Steuerberatung. Du erstellst Finanzreports, Auswertungen und Ad-hoc-Analysen und unterstützt bei der Budgetplanung, Kostenkontrolle und im Controlling. Du bist die zentrale Ansprechperson für Finance-Themen und koordinierst die Zusammenarbeit mit dem Management sowie internen und externen Schnittstellen. Du optimierst bestehende Finance-Prozesse und bringst aktiv Ideen zur Weiterentwicklung ein. Du sorgst für einen reibungslosen Office-Ablauf und kümmerst dich um Büroorganisation, Bestellungen, Materialverwaltung und Postbearbeitung. Du bist eine zentrale Anlaufstelle für Gäste und externe Anfragen, betreust die Office-Kommunikation und unterstützt bei der Vorbereitung von Kundenterminen Du unterstützt das Management und unsere Teams bei administrativen Aufgaben, wie Reisebuchungen, Terminkoordination und Spesenabrechnungen. Du koordinierst das Facility Management und bist Ansprechperson für Hausverwaltung, Lieferant:innen und externe Dienstleister:innen wie Reinigungsfirmen oder Handwerker:innen. Du übernimmst die Verwaltung und Pflege wichtiger Dokumente, Verträge, Datenbanken und Firmenaccounts und sorgst für ein strukturiertes internes Ablagesystem. Du übernimmst nach entsprechender Einschulung zusätzliche interne Funktionen wie Ersthelfer, Sicherheitsvertrauensperson oder Brandschutzbeauftragte. Du Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK) oder eine vergleichbare Qualifikation mit Schwerpunkt Finance, Accounting oder Rechnungswesen. Du bringst einschlägige Berufserfahrung im Finance-, Billing
- oder kaufmännischen Administrationsbereich mit und bist es gewohnt, eigenständig und verantwortungsbewusst zu arbeiten. Du verfügst über gute Grundkenntnisse im Rechnungswesen und hast ein Verständnis für Rechnungsprozesse, Projektabrechnung und betriebswirtschaftliche Zusammenhänge. Du hast bereits Erfahrung in der Rechnungsprüfung, Aufbereitung von Buchhaltungsunterlagen und Erstellung von Finanzreports. Du verfügst über sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Excel, und arbeitest dich schnell und selbstständig in neue Tools und Systeme ein. Du arbeitest präzise, strukturiert und eigenverantwortlich und gehst verantwortungsbewusst mit vertraulichen Finanzdaten um. Du bringst eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität mit, denkst proaktiv und findest auch bei komplexeren Fragestellungen selbstständig Lösungen. Du bist ein Organisationstalent, kannst unterschiedliche Aufgaben gut priorisieren und behältst auch in einem dynamischen Agenturumfeld den Überblick. Du bist kommunikativ, serviceorientiert und teamfähig und hast Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Abteilungen und externen Partner. Idealerweise hast du bereits eine Ausbildung als Ersthelfer, Sicherheitsvertrauensperson oder Brandschutzbeauftragte absolviert. Falls nicht, bist du bereit, die entsprechenden Schulungen im Rahmen deiner Anstellung bei uns zu absolvieren. Du hast sehr gute Deutsch
- und gute Englischkenntnisse. Hybrides Arbeiten: Als zentrale A