Project & Accounting Coordinator

**Key Responsibilities**:

- ** Customs and Shipping Coordination**:

- Prepare and manage documentation for customs clearance and shipping requirements.
- Liaise with freight forwarders, carriers, and customs brokers to ensure smooth and timely deliveries.
- Monitor shipping schedules and resolve any issues related to delays or compliance.
- ** Customer Correspondence and Support**:

- Serve as the primary point of contact for customer inquiries regarding orders, shipments, and billing.
- Proactively communicate order statuses, shipment updates, and resolve customer issues.
- Maintain a professional and customer-focused demeanor in all interactions.
- ** Invoicing and Accounts Management**:

- Generate and distribute customer invoices accurately and on time.
- Process accounts payable, ensuring timely and accurate payments to vendors.
- Oversee accounts receivable, monitor aging reports, and follow up on overdue accounts.
- ** Administrative Duties**:

- Maintain organized records for all financial and project-related documents.
- Support project management by coordinating schedules, tracking deliverables, and ensuring deadlines are met.
- Assist in preparing financial reports, budgets, and reconciliations as needed.
- Perform other administrative tasks, including data entry, file management, and office support.
- Maintain and add entries to the ERP system Microsoft GP.

**Qualifications**:

- ** Bilingual**- Spanish & English
- ** Education**: Associate’s or Bachelor’s degree in Accounting, Business Administration, or a related field preferred.
- ** Experience**: 2+ years in a similar role, with experience in accounting, logistics, and administrative support.
- ** Skills**:

- Proficiency in accounting software and Microsoft Office Suite, particularly Excel.
- Strong organizational and multitasking abilities.
- Excellent communication skills, both written and verbal.
- Familiarity with customs and shipping processes is highly desirable.
- ** Attributes**:

- High attention to detail and accuracy.
- Ability to work independently and as part of a team.
- Problem-solving mindset and proactive approach to tasks.

**Resumen del trabajo**:
**Responsabilidades clave**:

- ** Coordinación de Aduanas y Envíos**:

- Preparar y gestionar la documentación para el despacho de aduanas y los requisitos de envío.
- Servir de enlace con los agentes de carga, los transportistas y los agentes de aduanas para garantizar entregas fluidas y oportunas.
- Supervise los horarios de envío y resuelva cualquier problema relacionado con retrasos o cumplimiento.
- ** Correspondencia y soporte al cliente**:

- Servir como punto de contacto principal para las consultas de los clientes con respecto a pedidos, envíos y facturación.
- Comunique de forma proactiva los estados de los pedidos, las actualizaciones de los envíos y resuelva los problemas de los clientes.
- Mantener un comportamiento profesional y centrado en el cliente en todas las interacciones.
- ** Facturación y Gestión de Cuentas**:

- Genere y distribuya las facturas de los clientes de forma precisa y puntual.
- Procese las cuentas por pagar, asegurando pagos oportunos y precisos a los proveedores.
- Supervise las cuentas por cobrar, supervise los informes de antigüedad y haga un seguimiento de las cuentas vencidas.
- ** Funciones administrativas**:

- Mantenga registros organizados para todos los documentos financieros y relacionados con el proyecto.
- Apoye la gestión de proyectos coordinando los cronogramas, haciendo un seguimiento de los entregables y garantizando el cumplimiento de los plazos.
- Ayudar en la preparación de informes financieros, presupuestos, y conciliaciones según sea necesario.
- Realizar otras tareas administrativas, como la entrada de datos, la gestión de archivos y el soporte de oficina.
- Mantener y generar nuevos ingresos en el sistema ERP de Microsoft GP.

**Calificaciones**:

- ** Bilingüe**- Español e Inglés
- ** Educación**: Título de asociado o licenciatura en Contabilidad, Administración de Empresas o un campo relacionado preferido.
- ** Experiência**: 2+ años en un puesto similar, con experiência en contabilidad, logística y apoyo administrativo.
- ** Habilidades**:

- Dominio de software de contabilidad y Microsoft Office Suite, particularmente Excel.
- Fuertes habilidades organizativas y multitarea.
- Excelentes habilidades de comunicación, tanto escrita como verbal.
- Es muy deseable estar familiarizado con los procesos aduaneros y de envío.
- ** Atributos**:

- Gran atención al detalle y precisión.
- Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo.
- Mentalidad de resolución de problemas y enfoque proactivo de las tareas.

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