Asistente Administrativo de Cacao

**ASISTENTE ADMINISTRATIVO DEL PROGRAMA**
**CACAO**

**1. ¿QUIÉNES SOMOS? - ANTECEDENTES**

Solidaridad es una organización internacional de la sociedad civil con más de 50 años de experiência y operaciones en más de 40 países en el desarrollo de cadenas de valor socialmente inclusivas, ambientalmente responsables y económicamente rentables en los sectores de la agricultura y la minería artesanal. Promueve asociaciones y soluciones innovadoras con gobiernos, organizaciones de productores, cooperativas y empresas nacionales e internacionales para ayudar a los agricultores y ganaderos a producir mejor. Su misión es garantizar la transición hacia una economía sostenible e inclusiva que maximice los beneficios para las personas y el planeta.

Actualmente, en Solidaridad Perú, nos encontramos en la búsqueda de un **“Asistente**
**Administrativo del Programa Cacao”**, si te interesa y cumples con el perfil te invitamos a participar de esta convocatoria.

**2. ¿DE QUÉ TRATA ESTA POSICIÓN? - FUNCIONES**
- Asegurar la comprensión y el cumplimiento adecuado de las políticas, normas y procedimientos de Solidaridad, sea seguido por todo el personal del programa.
- Llevar un archivo centralizado de la documentación básica del programa (documento de proyecto, contratos con donantes, informes, reporte anual financiero, etc.).
- Mantener una base de datos de los donantes y organizaciones que brindan apoyo financiero y estratégico.
- Recibir la correspondencia, registrarla y remitirla a su destinatario. Preparar envíos de
Courier.
- Coordinar citas y reuniones, entre otros requerimientos del Gerente del Programa de
Cacao, el Coordinador del Programa Cacao y otro personal del programa que lo requiera.
- Participar en las reuniones de coordinación y planificación de actividades con el equipo
Técnico, talleres y/o Grupos de Trabajo de la oficina y de la institución.
- Coordinar la cotización, contratación y pago de servicios requeridos para los viajes del staff del Programa de Cacao, tales como, vuelos, hospedaje, movilidad, alquileres, pruebas
COVID, etc
- Recepción y distribución de comunicaciones externas/internas, redacción e impresión de cartas y otros documentos comunicacionales.
- Redacción de informes diversos, cartas, cuadros y memorandos que se requieran.
- Redactar contratos y adendas, de servicios y adquisición de bienes.
- Asegurar el proceso adecuado para la adquisición de bienes y servicios, luego coordinar con la oficina central sobre la conformidad de la documentación contractual (en caso corresponda): proceso de convocatoria, términos de referencia, contratos, adendas.
- Llenar de manera oportuna el archivo de control de contratos compartido con administración central.
- Llevar el control de la documentación del Coordinador del Programa Cacao de la Región
San Martin.
- Mantener los archivos del programa (files, cds y en la nube) en forma ordenada y metódica.
- Manejo eficiente de caja chica operativa.
- Revisión de la asignación adecuada de las partidas de cada proyecto en las rendiciones del equipo técnico.
- Apoyar en la promoción y difusión del programa.
- Apoyar en la búsqueda de fondos locales para el programa.
- Apoyo logístico organizando conferencias, talleres, visitas, y otras actividades requeridas.
- Llevar el control del activo fijo del programa, registro de préstamos de equipos, mantenimiento, bajas, inventario de los activos y reportarlo a la oficina central.
- Llevar el control de insumos agrícolas adquiridos por el programa y reportarlo a la oficina central.
- Realizar el control y seguimiento de correcto uso de los vehículos asignados al personal del proyecto.
- Realizar el control y autorización del uso eficiente del combustible que utilicen los vehículos del proyecto.
- Llevar el Control de bitácoras y realizar un reporte semanal según los formatos establecidos para ser emitidos al área de coordinación de programa.
- Apoyo en la administración y mantenimiento de los bienes, servicios y equipos de procesamiento de datos (equipos de cómputo, impresora, proyector, tablets, vehículos, etc.).
- Asegurar el uso de licencias de software, así como la adquisición/renovación de software antivirus y de protección de los equipos.
- Apoyo en el registro y uso de back up de la información estratégica electrónica de
SOLIDARIDAD.
- Gestionar la obtención/renovación de licencias, permisos y certificaciones de la oficina.
- Asegurarse de la correcta contratación y renovación de los seguros de inmuebles, vehículos y equipos de SOLIDARIDAD.
- Apoyar en el control de vacaciones y días subsidiados del personal del programa para reportarlo a oficina central. Así como, apoyar en el control de asistencias del personal, ingresos y salidas para reportarlo a la oficina central.
- Atender a visitantes nacionales y/o extranjeros.
- Controlar y distribuir los útiles de oficina.
- Velar por mantener el stock de materiales, artículos de alace