Asistente de Operaciones

Asistente de Operaciones

Área:

Operaciones

Objetivo del puesto:

Brindar soporte administrativo al área de Operaciones mediante la elaboración y gestión de la documentación de los servicios, el control de unidades vehiculares, el procesamiento de entregas por rendir, entre otras tareas asignadas, con el fin de asegurar la continuidad operativa, la eficiencia en la ejecución y el cierre oportuno de los servicios.

Funciones principales:

1. Elaborar y gestionar la documentación técnica y administrativa de los servicios operativos de las líneas DACI, BCI&RCI y Extintores, en base a las órdenes de servicio, formatos internos y lineamientos del área de Operaciones, para garantizar el cumplimiento documental dentro de los plazos establecidos por los clientes y facilitar el cierre operativo.

2. Controlar y registrar el uso de las unidades vehiculares asignadas al área, mediante el seguimiento diario de rutas, consumo de combustible y mantenimiento preventivo, conforme al plan de control vehicular y a las políticas de uso establecidas por la empresa, con el fin de asegurar la disponibilidad, eficiencia y trazabilidad de los recursos móviles.

3. Procesar y validar las entregas por rendir de técnicos y supervisores, revisando comprobantes, órdenes de compra y gastos reportados, de acuerdo con los procedimientos contables internos y los cronogramas de rendición de gastos, para asegurar la rendición oportuna, evitar observaciones contables y mantener actualizado el flujo financiero.

4. Realizar el proceso de validación y verificación del cumplimiento de requisitos documentarios y formativos exigidos por el cliente, en base a los lineamientos del cliente, protocolos de seguridad y procedimientos internos de la empresa, a fin de asegurar que el personal cuente con la autorización correspondiente y cumpla con los estándares necesarios para ejecutar los servicios sin restricciones.

5. Registrar y controlar la gestión administrativa del recurso humano operativo, como solicitudes de días libres, permisos, asistencia, control de horas extras, entre otros, en coordinación con el área de Talento Humano y el Planner de Operaciones, a fin de evitar inconvenientes o malestares del personal técnico, y asegurar el clima laboral y continuidad operativa.

6. Controlar la recolección, verificación y consolidación de la documentación operativa de campo como formatos de inspección, ATS, actas de conformidad, reportes de trabajo, entre otros, en función de los procedimientos internos y los formatos establecidos por el área de Operaciones, a fin de asegurar que los documentos estén completos, firmados y aptos para el cierre administrativo de los servicios.

7. Apoyar en la coordinación administrativa con las áreas de Logística, HSEQ, Finanzas y Comercial, respecto a requerimientos operativos, asignación de recursos y documentación requerida, de acuerdo con las solicitudes del Planner de Operaciones y los procedimientos de gestión interárea, para asegurar el soporte oportuno y el cumplimiento de los compromisos asumidos con el cliente interno y externo.

8. Otras que le puedan ser asignadas por el superior inmediato.

Requisitos del puesto:

Formación académica

• Técnico Egresado:

• Administración de Empresas

• Contabilidad

• Computación

• Carrera universitaria en curso y afines.

Experiencia:

• De 1 año funciones similares como asistente de operaciones, administrativo.

Conocimientos técnicos:

• Microsoft Office básico

Competencias personales:

• Pensamiento analítico

• Orientación a resultados

• Comunicación efectiva

• Organización y planificación

• Trabajo en equipo

• Proactividad y autonomía