Asistente administrativa
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Área
Administración
Formación académica
- Licenciada(o) en Administración, Administración Pública, Gestión Empresarial o carreras afines.
Objetivo del puesto
Brindar soporte administrativo y operativo a la unidad, asegurando la correcta gestión documental, el seguimiento de procesos administrativos, el control patrimonial, la coordinación del mantenimiento universitario y la administración de contratos, contribuyendo al adecuado funcionamiento de las actividades institucionales.
Funciones principales
- Elaborar, revisar y dar seguimiento a oficios, informes, memorandos, cartas y demás documentos administrativos.
- Gestionar el trámite documentario y realizar el seguimiento de expedientes internos y externos.
- Coordinar y supervisar los requerimientos de mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura universitaria.
- Realizar el seguimiento de los servicios de mantenimiento ejecutados por proveedores y verificar su conformidad.
- Administrar y mantener actualizado el control patrimonial de bienes muebles, realizando inventarios, altas, bajas y traslados cuando corresponda.
- Elaborar, administrar y realizar el seguimiento de contratos de bienes y servicios, verificando su vigencia y cumplimiento.
- Coordinar con las diferentes áreas académicas y administrativas la atención de requerimientos institucionales.
- Mantener actualizados los archivos físicos y digitales de la documentación administrativa.
- Elaborar reportes e informes de gestión para la jefatura inmediata.
- Brindar apoyo en los procesos administrativos y operativos asignados por la jefatura.
- Cumplir con las normas, políticas y procedimientos institucionales.
- Otras funciones inherentes al cargo que le sean asignadas por la jefatura inmediata.
Experiencia
- Experiencia mínima de 2 años desempeñando funciones administrativas similares.
- Deseable experiencia en instituciones de educación superior, universidades o centros educativos, gestionando procesos administrativos, documentación institucional, mantenimiento, control patrimonial y contratos.
Conocimientos requeridos
- Gestión administrativa y gestión documental.
- Redacción de documentos oficiales (oficios, informes, memorandos y cartas).
- Control patrimonial e inventarios.
- Administración y seguimiento de contratos.
- Coordinación de servicios generales y mantenimiento.
- Manejo de Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint) a nivel intermedio o avanzado.
- Deseable conocimiento de procedimientos administrativos en instituciones educativas.
Competencias
- Organización y planificación.
- Comunicación efectiva.
- Orientación al servicio.
- Proactividad e iniciativa.
- Capacidad de análisis y resolución de problemas.
- Trabajo en equipo.
- Responsabilidad y confidencialidad.
- Atención al detalle.
- Capacidad para trabajar bajo presión.
Jornada laboral
- Lunes a viernes: 8:00 a. m. a 4:45 p. m.
- Sábados: Según requerimiento y necesidades institucionales.
Modalidad
- Presencial.
Lugar de trabajo
- surquillo
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Asistente Administrativo
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Asistente Administrativo
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