Administrative Assistant

Purpose
Responsible to provide support at the reception and with administrative duties for Operations and Finance Teams.

Functions

• Address a diverse group of callers and external visitors, as well as internal contacts at all levels of the organization
• Act as liaison with other departments and external agencies
• Coordinate meetings and conferences obtain supplies for the office, and direct general e-mails
• Manager routine correspondence and collect confidential information, such as official documents
• Perform tasks such as maintaining financial records, collections, billing, withdrawal payments, petty cash management, purchase orders
• Coordinate office expenses, such as rent, maintenance, and utilities
• Register incidents (tickets) for preventive and corrective maintenance at our portfolio (sites).
• Register, track, and close work orders (follow-up until invoice payment), ensuring they are completed correctly.
• Supervise Operations suppliers to submit reports on assigned work for upload to the system.
• Prepare periodic reports on purchase order records for budget control.

These job functions are representative of tasks accomplished by incumbents. The list is not exhaustive; incumbents perform other related tasks.

Working Conditions And Physical Demands
Position works in a standard office environment. Standing, sitting, and walking required daily.

Qualifications
QUALIFICATIONS:

• Excellent oral/written communication, presentation, and listening skills
• Detailed organization and planning skills
• Advanced user of Excel and all other Microsoft Office suite products
• 4-year degree preferred
• Minimum of 3 years of administrative experience, as an administrative assistant or similar position, and more than 1 year of billing and collections experience are required

It is the policy and practice of this Company to prohibit any form of discrimination or harassment based on race, color, religion, sex, gender identity, sexual orientation, transgender status, national origin, age, disability, military or veteran status, or status in any group protected by federal, state or local law.

Propósito
Esta posición proporciona soporte en la recepción y de secretaría para el Departamento de Operaciones y Finanzas.

Funciones

• Se ocupa de un grupo diverso de personas que llamen y visitantes externos, así como de contactos internos en todos los niveles de la organización
• Actúa como enlace con otros departamentos y agencias externas, como, por ejemplo, proveedores
• Coordina reuniones y conferencias, obtiene suministros para la oficina y dirige correos
• Maneja la correspondencia de rutina y recopila información altamente confidencial y confidencial, como documentos oficiales
• Realiza tareas tales como el mantenimiento de registros financieros, cobranzas, facturación, pagos de detracciones, manejo de caja chica, generación de órdenes de compra de administración y a su vez coordina los gastos de oficina, como el alquiler, el mantenimiento, las instalaciones y otros.
• Realizar registro de incidentes (tickets) para ejecución de mantenimientos preventivos y correctivos de nuestra planta activa de sitios.
• Registrar, dar seguimiento y cerrar órdenes de trabajo (seguimiento hasta pago de factura), asegurando que se completen correctamente.
• Seguimiento de proveedores de Operaciones para la entrega de informes de los trabajos asignados para carga en el sistema.
• Elaborar informes periódicos sobre registro de Órdenes de compra para el control del presupuesto.

Estas funciones de trabajo son representativas de las tareas realizadas por los titulares. La lista no es exhaustiva; los titulares realizan otras tareas relacionadas.

Condiciones De La Posición y Demandas Físicas
Posición trabaja en un entorno de oficina normal. Se requiere estar de pie, sentarse y caminar diariamente.

Requerimientos

• Excelente comunicación oral / escrita, presentación y habilidades para escuchar
• Habilidades de organización y planificación
• Usuario avanzado de Excel y todos los demás productos de Microsoft Office.
• Licenciatura en Administración de Empresas seria bien.
• Se requieren más de 3 años de experiencia auxiliar administrativo, asistente administrativo, o puesto similares y más 1 año de experiencia en facturación y cobranzas.

Es política y práctica de esta Compañía prohibir cualquier forma de discriminación o acoso basado en raza, color, religión, sexo, identidad de género, orientación sexual, estado transgénero, origen nacional, edad, discapacidad, estado militar o veterano, o estado en cualquier grupo protegido por leyes federales, estatales o locales.