Administrative Assistant

hace 2 semanas

San Isidro, Lima, Perú International IDEA A tiempo completo

Context


The Administrative Assistant will manage the reception area, provide administrative and logístical support, coordinate events, and assist with the preparation of documents
.



Duties and Responsibilities

  • Processes outgoing mail using couriers as required; Sorts and distributes incoming post; Receives and dispatches parcels;
  • In accordance with the Travel Policy, organizes travel, including preparing travel advances, travel claims and other associated issues;
  • Assists with internal and external communications and correspondence; Drafts reports, letters and written communication and ensures appropriate filing of documents;
  • Supports the organization meetings, seminars, conferences and workshops etc. as requested.
  • Drafts meeting minutes as required;
  • Processes invoices, project advance requests, project expenditure reports ̧ Registers and uploads all contracts to the ERP system;
  • Assists in the monitoring of all service contracts for the team, ensures they are up to date and that timely appropriate action is taken in relation to expiring contracts, amendments and renewals;
  • Supports the procurement process for the team (adheres to the procurement procedure, sources quotations, assists with tender processes, drafts contracts and collates supporting documents); Updates the ERP system (creates contracts, budget lines, uploads documents, monitors contract end dates);

General Profile

  • Has developed knowledge and skills through formal training or work experience;
  • Adds value to teambased activities in his/her unit; collaborates with other entities of the Institute as required;
  • Follows internal procedures to ensure high standards of performance and compliance with Institutional guidelines;
  • Acts in accordance with International IDEA' s core values; Respect, Integrity and Professionalism;
  • Integrates a gender and diversity perspective in all activities.

Reporting line

  • Head of Programme
  • Peru

Education and Experience

  • High school diploma is essential; University degree in management, administration or related field from a recognized university is considered an advantage;
  • Minimum of two (2) years of professional experience in administration, logistics support, procurement and/or Business;
  • Experience of working in an international context, e.g. in an intergovernmental organization, considered an advantage;

Terms of Contract:

  • Local Post.
  • Fixed term appointment until.


 Remuneration
  • PEN 8758 per month
  • Applications should be submitted online no later than 23:59 (CEST) 16 April 2023.

Selection Process:


International IDEA is an equal opportunity employer which seeks to further diversify its staff in terms of gender, culture and nationality.

  • Accounting Assistant

    hace 2 semanas

    San Isidro, Lima, Perú Stockholm Precision Tools A tiempo completo

    Accounting Assistant Jornada ParcialDesde SPT Tools Perú nos encontramos en búsqueda de un/a asistente administrativo/a para nuestras centrales de Lima a jornada parcial durante la semana laboral para que de soporte y apoyo a las funciones presenciales de dirección.¿Cuáles serán tus funciones? Emitir las facturas de ventas a los clientes. Realizar los...

  • Accounting Assistant

    hace 2 semanas

    San Isidro, Lima, Perú Stockholm Precision Tools A tiempo completo

    Accounting Assistant Jornada ParcialDesde SPT Tools Perú nos encontramos en búsqueda de un/a asistente administrativo/a para nuestras centrales de Lima a jornada parcial durante la semana laboral que desempeñe el puesto de manera remota, para que de soporte y apoyo a las funciones presenciales de dirección.¿Cuáles serán tus funciones? Emitir las...

  • Administrative Assistant

    hace 2 semanas

    San Isidro, Lima, Perú Adistec A tiempo completo

    Es responsable de apoyar los procesos de gestión administrativa, servicios generales y de recusros humanos. Atención del área de Recepción (Revisión y validación de documentación a nombre de la empresa como notificaciones, cartas, documentos legales, estados de cuenta, cheques, atención de visitas, etc) Gestión de las compra de economato, artículos...

  • Concierge Assistant

    hace 2 semanas

    San Isidro, Lima, Perú Happynet SAC A tiempo completo

    En Happynet SAC nos encontramos en la búsqueda del mejor talento(a) para el puesto de Concierge Assistant, con vocación de servicio, alto sentido de la responsabilidad y facilidad de trato.Funciones: Dar la bienvenida a las personas que se acerquen a la empresa (clientes, proveedores y público en general) familiarizándolos con las instalaciones y...

  • Facility Assistant

    hace 2 semanas

    San Isidro, Lima, Perú JLL A tiempo completo

    Cómo Te Apoyamos:Nuestros beneficios son una buena razón para formar parte del equipo de JLL.Estamos comprometidos a contratar a las mejores y más talentosas personas de nuestra industria, y luego empoderarlas con los recursos y el apoyo para mejorar su salud, bienestar financiero y personal.Nuestra filosofía de beneficios subyacente es la siguiente: ser...

  • Administrative Assistant

    hace 2 semanas

    San Isidro, Lima, Perú LCE TELECOM PERU S.A.C. A tiempo completo

    Admin Job DescriptionAdmin provides timely response to customer inquiries, receives emergency and non-emergency job requests, schedules workflow, updates job status information, and takes appropriate action where needed. The Admin maintains daily record keeping and detailed documentation of job requests. The Admin engages with various customer requests and...

  • Programme Assistant

    hace 2 semanas

    San Isidro, Lima, Perú International IDEA A tiempo completo

    Context:transparency, representation, and inclusion through technical assistance aimed at opening spaces for dialogue and consensus in which politicians, electoral bodies, and civil society organizations, among others, participate.In this regard, International IDEA and the European Union (EU) entered into an Agreement to implement the project "Consolidation...

  • Administrative Assistant Casa Nestlé

    hace 2 semanas

    San Isidro, Lima, Perú Nestle A tiempo completo

    Resumen de la posiciónUbicación: OC San IsidroReporta a: CES ManagerPropósito de la Posición: Servir de soporte administrativo para los diferentes rubros de CES, brindando soporte para el desarrollo logístico y coordinaciones para la ejecución de actividades programadas. El trabajo que se espera de dicho rol debe cumplir con los altos estándares de...

  • Finance and Administrative Officer

    hace 2 semanas

    San Isidro, Lima, Perú International IDEA A tiempo completo

    ContextThe International Institute for Democracy and Electoral Assistance - International IDEA - is an Inter-Governmental Organization that supports sustainable democracy worldwide. Its objective is to strengthen democratic institutions and processes. The Institute acts as a catalyst for democracy building by providing global comparative knowledge resources...

  • Finance Officer

    hace 2 semanas

    San Isidro, Lima, Perú International IDEA A tiempo completo

    ContextThe situation of social and political convulsion in which Peru currently finds itself is a result of the worsening of the crisis of representation that the country has been going through for more than a decade. A context in which a large sector of the population considers that their authorities and representatives do not hear them and do not...

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    San Isidro, Perú Stockholm Precision Tools A tiempo completo

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  • Wedding Assistant

    hace 7 días

    San Borja, Perú Deleitte Catering y Eventos SAC A tiempo completo

    Somos una reconocida empresa especializada en la planificación y producción de eventos sociales y corporativos. Contamos con dos marcas distintivas que reflejan nuestra pasión por crear experiências inolvidables. DELEITTE Catering y Eventos, nuestra primera marca, destaca por ofrecer servicios de catering de alta calidad. Por otro lado, AZULADO Wedding &...

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    San Borja, Perú Deleitte Catering y Eventos SAC A tiempo completo

    **¡Oportunidad de Prácticas como Wedding Assistant en** **AZULADO Wedding & Event Agency! Somos una reconocida empresa especializada en la planificación y producción de eventos sociales y corporativos. Contamos con dos marcas distintivas que reflejan nuestra pasión por crear experiências inolvidables. DELEITTE Catering y Eventos, nuestra primera...

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    Oportunidad de Prácticas como Wedding Assistant en**AZULADO Wedding & Event AgencySomos una reconocida empresa especializada en la planificación y producción de eventos sociales y corporativos. Contamos con dos marcas distintivas que reflejan nuestra pasión por crear experiências inolvidables. DELEITTE Catering y Eventos, nuestra primera marca, destaca...

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    hace 1 semana

    San Isidro, Perú JLL A tiempo completo

    **Cómo Te Apoyamos**: Nuestros beneficios son una buena razón para formar parte del equipo de JLL. Estamos comprometidos a contratar a las mejores y más talentosas personas de nuestra industria, y luego empoderarlas con los recursos y el apoyo para mejorar su salud, bienestar financiero y personal. Nuestra filosofía de beneficios subyacente es la...

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    hace 2 semanas

    San Isidro, Perú LCE TELECOM PERU S.A.C. A tiempo completo

    **Admin Job Description** Admin provides timely response to customer inquiries, receives emergency and non-emergency job requests, schedules workflow, updates job status information, and takes appropriate action where needed. The Admin maintains daily record keeping and detailed documentation of job requests. The Admin engages with various customer requests...

  • Administrative Assistant Casa Nestlé

    hace 7 días

    San Isidro, Perú Nestle A tiempo completo

    **Resumen de la posición** **Ubicación**: OC San Isidro **Reporta a**: CES Manager **Propósito de la Posición**: Servir de soporte administrativo para los diferentes rubros de CES, brindando soporte para el desarrollo logístico y coordinaciones para la ejecución de actividades programadas. El trabajo que se espera de dicho rol debe cumplir con los...

  • Asistente Administrativo

    hace 4 semanas

    San Miguel, Perú Spanish Immersion Workshop A tiempo completo

    **Descripción del Puesto**: **Responsabilidades Principales**: - Supervisar y realizar el seguimiento de las tareas administrativas diarias. - Mantener actualizados nuestros sistemas con videos, registros, hojas de trabajo y más para las clases. - Ejecutar proyectos asignados, realizando análisis, aportando ideas y asegurando el cumplimiento de plazos. -...

  • Finance and Administrative Officer

    hace 2 semanas

    San Isidro, Perú International IDEA A tiempo completo

    **Context** The International Institute for Democracy and Electoral Assistance - International IDEA - is an Inter-Governmental Organization that supports sustainable democracy worldwide. Its objective is to strengthen democratic institutions and processes. The Institute acts as a catalyst for democracy building by providing global comparative knowledge...

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    hace 7 días

    San Isidro, Perú International IDEA A tiempo completo

    **Context** The situation of social and political convulsion in which Peru currently finds itself is a result of the worsening of the crisis of representation that the country has been going through for more than a decade. A context in which a large sector of the population considers that their authorities and representatives do not hear them and do not...